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Registrare le Riunioni di Lavoro: Che Dice la Legge per la Privacy?

registrazione riunione gdpr

Molti registrano riunioni lavorative tra colleghi, tra dipendenti e superiori gerarchici o incontri tra futuri partner commerciali. Quando è legale e non si rischia una incriminazione per violazione della normativa sul trattamento dei dati personali e la privacy?

In linea generale per la registrazione di una riunione è necessaria la previa informazione dei partecipanti e il consenso espresso degli stessi, consenso che può anche essere esplicitato in forma orale e registrato.

Nel caso in cui non ci sia il consenso dei partecipanti allora sarà necessario:

  1. Che la riunione non si tenga nello studio, nell’azienda, nell’ufficio o in qualsiasi altro luogo non aperto al pubblico di proprietà del soggetto all’oscuro della registrazione.
  2. Che il soggetto che registra non si deve allontanare dal luogo della riunione facendo credere agli altri presenti di non poter ascoltare le loro dichiarazioni. Egli deve cioè essere presente.

Si può registrare una riunione di lavoro?

Particolare è il caso della riunione di lavoro. Nell’ambito del lavoro dipendente, la giurisprudenza ha sempre ritenuto illecite le registrazioni tra colleghi o con il datore di lavoro in quanto violerebbe il dovere di fedeltà e segretezza. Tuttavia è la stessa Cassazione a precisare che laddove la registrazione sia funzionale all’esercizio dei propri diritti di lavoratore (e quindi necessaria a far valere la tutela in tribunale) essa è pienamente lecita.

Limiti all’utilizzo della registrazione di una riunione

Non è possibile, ad esempio, pubblicarlo o diffonderlo in una chat: un comportamento del genere costituirebbe violazione dell’altrui riservatezza. Tuttavia lo si può utilizzare come prova in un eventuale processo o per una denuncia dinanzi ai carabinieri. Insomma, la limitazione dell’altrui privacy deve essere giustificata da esigenze di giustizia, a tutela cioè dei propri diritti.

In tale ottica, il file contenente la registrazione della riunione può entrare in un processo. A tal fine, però, è consentito alla parte contestare l’attendibilità di tale prova laddove non sia, ad esempio, certa la data della riunione o l’identità dei partecipanti. 

In tale ottica si è recentemente pronunciato il Tribunale di Venezia che ha stabilito come la registrazione occulta della riunione aziendale non sia cedibile a terzi

La registrazione occulta della riunione aziendale da parte di un lavoratore con cessione ad altri colleghi a distanza di tempo costituisce un trattamento illecito di dati personali. L’utilizzo della registrazione da parte dei colleghi in un autonomo contenzioso contro il datore realizza un comportamento altrettanto illecito e comporta una sanzione pecuniaria a loro carico in base al Regolamento UE 2016/679 (articoli 58 e83).

Il Tribunale di Venezia (sentenza 2 dicembre 2021) ha sostanzialmente ribadito i principi del Regolamento UE 2016/679 sul trattamento dei dati personali, sottolineando come per effettuare una registrazione all’insaputa del datore di lavoro deve esserci un interesse qualificato (ad esempio tutela dei propri diritti in giudizio) del soggetto che effettua la registrazione e non di altri soggetti a cui la registrazione è stata ceduta come nel caso in esame.

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