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Privacy & GDPR

del Condominio

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    Dal 2018 la tutela dei dati personali è affidata Regolamento Europeo 2016/679 altrimenti detto GDPR, il quale è andato ad affiancare il codice della privacy D.Lgs 196/2003.

     

    Tutti coloro che trattano i dati sono obbligati ad uniformarsi ai principi stabiliti dalla norma, compreso il Condominio. 

    In tema di condominio è anche necessario adeguarsi al Vademecum emanato dall’autorità Garante per i dati personali. 

     

    Non adeguarsi alla normativa comporta il rischio di essere sanzionati dall’Autorità Garante per la tutela dei dati personali, ed espone a richieste risarcitorie da parte dei condomini considerando che questi ultimi possono in qualsiasi momento, data la liberalizzazione delle segnalazioni, inoltrare un esposto all’Autorità.

     

    Allo stesso però, in adempimento ottenuto con la predisposizione di documenti o attraverso moduli per compilati scaricabili da portali, non costituisce corretto adempimento. 

     

    Aderire ad un sistema di procedure troppo rigido e non proporzionato alle effettive esigenze dell’azienda – il c.d. “adeguamento di facciata” – per quanto possa essere tecnicamente corretto non verrà mai attuato efficacemente.

     

    Infatti, a differenza della precedente legislazione – quando era necessario seguire strettamente l’elenco delle prescrizioni dell’allegato B del D.Lgs 196/03 – oggi la norma richiede che sia predisposto un sistema efficace ed efficiente a tutela dei dati personali le cui caratteristiche tecniche non discendono da un elenco di legge, ma che definite dall’azienda sulla base dei trattamenti effettuati.

     

    In altre parole anche per il condominio ed il suo amministratore le regole devono essere definite caso per caso, mai standardizzate, non rigide e funzionali: un adeguamento facile e brillante. Easy Smart Compliance.

     

    Avendo ben chiaro questo obiettivo, Element ha strutturato uno specifico approccio alla consulenza in materia di GDPR del condominio ed informativa privacy per l’ amministratore di condominio, attraverso una serie di interventi strutturati, necessari per trattare lecitamente i dati ma in modo semplice ed efficace. 

     

    Ecco quali sono:

    Fase 1: Puntuale analisi del rischio per ogni condominio

    I tecnici Element effettuano un accesso presso l’Amministratore di condominio e si occupano di:

    • Verificare l’organizzazione di ogni singolo condominio;
    • Identificare e regolamentare la posizione dei soggetti terzi che accedono al condominio (incaricati pulizie, manutenzione ascensori etc..)
    • Verificare che l’Amministratore ponga in essere procedure volte a gestire correttamente il trattamento dei dati dei condomini;
    • Analizzare la documentazione esistente, tra cui:
      • Informative ed eventuali consensi;
      • Nomine ad autorizzato al trattamento;
      • Nomine responsabile esterni
      • Policy;
    • Analizzare le procedure per la registrazione dell’assemblea e la relativa consultazione;
    • Analizzare le procedure per l’accesso agli atti;

    Dopo questa prima fase di procede alla predisposizione dell’adeguamento. 

    Fase 2: Adeguamento

    Solo dopo un’attenta analisi del rischio procediamo alla fase di adeguamento provvedendo a: 

    • Elaborare le informative obbligatorie da comunicare ad ogni interessato, circa le finalità per cui è effettuato il trattamento;
    • Elaborare le nomine necessarie da far sottoscrivere a tutti i soggetti che collaborano con il condominio ES: Portiere, giardiniere etc..;
    • Redigere le specifiche designazioni a Responsabile esterno richieste dall’art. 28 del GDPR nei confronti di tutti i fornitori e altri soggetti esterni (ad es. commercialisti, consulenti, ecc.) che trattano dati di varia natura per conto del condominio.
    • Ove necessario, ad esempio nell’ipotesi in cui il condominio disponga della video sorveglianza, redigere la Valutazione di Impatto o DPIA;
    • Predisponiamo il Registro delle attività di trattamento per ogni singolo condominio, il c.d. “biglietto” da visita in caso di ispezione dell’Autorità;

    Fase 3: Mantenimento

    La nostra consulenza è continua, i nostri tecnici sono sempre a disposizione e pronti a risolvere eventuali complessità. Inoltre la consulenza continua aiuta a mantenere agile l’infrastruttura predisposta per la tutela dei personali (c.d. privacy by design) permettendo una facile attuazione da parte del personale (privacy by default).  Solo in questo modo si può ottemperare al processo di miglioramento continuo previsto dalla norma.

    Scegli Noi

    Scegliere Element vuol dire avere dei consulenti che permettono un adeguamento che sia conforme alle normative ma allo stesso tempo facile da attuare. Il nostro obiettivo è evitare inutili sovrastrutture e adempimenti non strettamente necessari che renderebbero inutilmente pesante e di difficile gestione il trattamento dei dati. 

     

    Con la nostra consulenza l’adempimento privacy non è solo uno strumento che consente di evitare le sanzioni previste. Diventa un’opportunità per migliorare le dinamiche interne, ma soprattutto per aumentare il business. 

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