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Impronte digitali e rilevazione delle presenze in azienda. Attenzione!

Impronte digitali lavoro

Ogni mezzo è lecito per rilevare la presenza dei dipendenti all’interno della propria organizzazione? La risposta breve è, ovviamente, no. In questo articolo spieghiamo nel dettaglio come la legge disciplina l’utilizzo degli strumenti di rilevazione delle presenze e come comportarsi per non incorrere in sanzioni.

Valutazione degli strumenti di rilevazione della presenza

Il datore di Lavoro e/o il Titolare del Trattamento dei dati di un’azienda, di un ente o di una associazione dovrebbe sempre valutare attentamente gli strumenti “idonei” per il rilevamento delle presenze all’interno della propria organizzazione.

Qualsiasi sistema, biometrico e non, dovrebbe essere sempre condizionato dalla scelta di adottare i “mezzi meno invasivi per il dipendente interessato”, cioè quelli che:

Il trattamento dei dati personali e biometrici nel quadro normativo vigente

In base alle condizioni indicate dal Regolamento UE 2016/679 (art. 9, par. 2) e con riguardo ai trattamenti effettuati in ambito lavorativo, si possono trattare categorie particolari di dati personali solo quando il trattamento sia “necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato” (art. 9, par. 2, lett. b), del Regolamento UE 2016/679 ; v. pure, art. 88, par. 1 e cons. 51-53 del Regolamento UE 2016/679).

Il quadro normativo vigente prevede, inoltre, che il trattamento di dati biometrici, per poter essere lecitamente posto in essere, avvenga nel rispetto di “ulteriori condizioni, comprese limitazioni” (cfr. art. 9, par. 4, del Regolamento UE 2016/679).

Nell’ordinamento nazionale è stata data attuazione a questa disposizione con l’art. 2-septies del Codice : “Misure di garanzia per il trattamento dei dati genetici, biometrici e relativi alla salute”. 
La norma prevede che è lecito il trattamento di tali categorie di dati al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 9, par. 2, del Regolamento UE 2016/679 “ed in conformità alle misure di garanzia disposte dal Garante”, in relazione a ciascuna categoria dei dati.

Il datore di lavoro, titolare del trattamento, è, in ogni caso, tenuto a rispettare i principi di:

– “liceità, correttezza e trasparenza”;

– “limitazione delle finalità”;

– “minimizzazione”;

– “integrità e riservatezza” dei dati;

– “responsabilizzazione” (art. 5 del Regolamento UE 2016/679).

I dati devono, inoltre, essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza” degli stessi, “compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali” (art. 5, par. 1, lett. f), e art. 32 del Regolamento UE 2016/679).

Casi di uso dei dati biometrici nella gestione ordinaria del rapporto di lavoro

L’utilizzo del dato biometrico nel contesto dell’ordinaria gestione del rapporto di lavoro, come  l’attività di rilevazione delle presenze, al fine di garantire maggiore velocità e snellezza delle relative operazioni a fronte di ripetute dimenticanze nella timbratura tramite badge, non appare conforme ai principi di minimizzazione e proporzionalità del trattamento (art. 5 del Regolamento UE 2016/679).

Questo è, insieme ad altre violazioni secondarie, il motivo principale per cui Il Garante della Protezione dei dati, con pronuncia del 10 novembre 2022 [9832838], ha sanzionato Sportitalia, società sportiva dilettantistica a responsabilità limitata, a pagare la somma di euro 20.000, dopo aver rilevato l’illiceità del trattamento effettuato.




Conclusioni

Dall’analisi delle normative e dalla giurisprudenza, possiamo concludere che deve essere prestata massima cautela nella scelta dello strumento per le rilevazioni delle presenze dei dipendenti, poiché non facilmente giustificabile.
Nell’attuale contesto normativo sempre in evoluzione il nostro consiglio è quello di rivolgersi a professionisti qualificati, che sappiano offrire soluzioni e che possano evitare spiacevoli conseguenze.

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