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Amministratori di condominio & Privacy: Cosa c’è da sapere sul GDPR

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Cosa ha a che fare la normativa GDPR con il condominio?

Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone ed è fondamentale che sia rispettata la riservatezza di ogni condomino.

L’amministratore di condominio è il soggetto che gestisce i servizi comuni e per eseguire il suo mandato viene a conoscenza di dati personali dei condomini.

Il giusto equilibrio tra la trasparenza della gestione dei dati e il rispetto del diritto alla riservatezza di ciascuno è garantito dal Codice di Privacy e dal GDPR.

Vediamo come l’amministratore può trattare i dati dei propri condomini senza violare la normativa e quali sono gli accorgimenti che dovrà adottare 

Prima di entrare nei dettagli, vediamo quello potrebbe accadere:

“Pronto? Buongiorno avvocato Bianco. Sono Rossi, l’amministratore del condominio di Via Piacenza, disturbo?”

Buongiorno Dr. Rossi, nessun disturbo, mi dica..”

“Mi sono stati appena notificati due provvedimenti dall’Autorità Garante, c’è scritto che le violazioni riguardano: mancata adozione delle misure minime di sicurezza, mancato adempimento   di una deliberazione del Garante, trattamento illecito dei dati,…  E’ grave?”

Questo è solo un esempio dei tantissimi casi in cui ci si può trovare nel caso di mancato adeguamento alla normativa in materia di Privacy.

Alcune informazioni base sul GDPR nel condominio

Per DATO PERSONALE di intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; 

il TRATTAMENTO DEL DATO PERSONALE è qualsiasi operazione svolta con questo dato, ad esempio al raccolta dei dati, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, …

Chiariamo i ruoli

Il TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI è il condominio stesso, ovvero tutti i condomini. Perché sono loro, come dice la legge, che decidono le finalità e mezzi del trattamento dei dati. 

Questo significa anche che sono loro ad avere la responsabilità su quei dati. 

Il RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI viene eletto dal condominio.

l titolare del trattamento, a sua volta, nomina il responsabile dei dati. 

Di chi si tratta? 

O lo stesso amministratore decide di ricoprire questo incarico o viene scelto un soggetto terzo.

Lo stesso amministratore può essere al contempo il responsabile e il titolare del trattamento dei dati e i dipendenti dello studio sono gli INCARICATI, ossia i soggetti che trattano i dati dello studio stesso e dei condomini.

L’INTERESSATO è il singolo condomino, colui o colei i cui dati sono nella disponibilità del titolare. 

E’ il soggetto da difendere.

L’amministratore di condominio nel lavoro di tutti i giorni tratta dati dei condomini, li classifica, li controlla, li invia…..ed è importante capire come fare tutto questo nel rispetto della normativa.

Adeguarsi alla normativa infatti non è solo importante per evitare salate sanzioni, ma organizzando adeguatamente i dati diventa più veloce e semplice svolgere il lavoro di tutti i giorni.

Consigli pratici per l’amministratore di condominio

Il responsabile del trattamento dei dati se non lavora nel modo corretto, può trovarsi in due spiacevoli situazioni:

Sono previste sanzioni?

Sono state fissate sanzioni elevatissime (da 3.000 a 15.000 euro, con possibili aggravi) in caso di

Nel caso di violazioni del diritto alla privacy in condominio sono previste sanzioni sia di tipo amministrativo che di tipo penale.

Ci sono misure che l’amministratore deve adottare per la privacy ed il GDPR del condominio?

SI, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni.

DEVE predisporre adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati, specie quando si trattano dati sensibili o giudiziari.

Sono moltissime le situazioni che ogni giorno un amministratore di condominio si trova ad affrontare

Vediamo alcune delle situazioni più comuni…

Hai la videosorveglianza?

Sono precisi gli obblighi che l’amministratore deve rispettare:

Il caso di Chieti

Alcuni condomini sono stati dichiarati colpevoli dal Tribunale di Chieti del reato di violenza privata (art. 610 c.p.), a seguito dell’installazione sui muri perimetrali del condominio di telecamere di videosorveglianza. Il reato è scaturito dal fatto che le inquadrature di tali telecamere riprendessero zone aperte al pubblico transito, avendo così una continua visibilità sugli abitanti della zona e sulle loro attività. 

I videocitofoni sono considerati un sistema di videosorveglianza?

E se un condomino non paga?

Vietato esporre pubblicamente avvisi di mora o solleciti di pagamento nei luoghi in cui possono accedere anche terze persone. 

Questo tipo di comunicazioni deve avvenire in forma riservata.

Come posso usare la bacheca condominiale?

L’amministratore non può esporre in bacheca avvisi per i condomini morosi o copie dei verbali d’assemblea per i condomini che non partecipato. 

In bacheca vanno esposte solo comunicazioni generali

Il caso di Potenza – sentenza n. 355/2021

L’affissione nella bacheca dell’androne condominiale delle informazioni concernenti le posizioni di debito del singolo condomino integra una inammissibile diffusione di dati personali.

La responsabilità è, inoltre, riconducibile al solo amministratore e non anche ai componenti del consiglio di condominio.

Anche nell’adeguarsi alla normativa privacy occorre fare ATTENZIONE!

Il condomino proprio per la diversità di attività e situazione che ogni giorno si trova a vivere, deve definire le regole caso per caso.

Deve assolutamente evitare modulo standardizzati, per esempio prestampati tutti uguali. 

Avendo ben chiaro questo obiettivo, Element ha strutturato uno specifico approccio alla consulenza in materia di GDPR del condominio ed informativa privacy per l’ amministratore di condominio, attraverso una serie di interventi strutturati, necessari per trattare lecitamente i dati ma in modo semplice ed efficace.

 

Scegliere Element vuol dire avere dei consulenti che permettono un adeguamento che sia conforme alle normative ma allo stesso tempo facile da attuare. 

Il nostro obiettivo è evitare inutili sovrastrutture e adempimenti non strettamente necessari che renderebbero inutilmente pesante e di difficile gestione il trattamento dei dati.  

Con la nostra consulenza l’adempimento privacy non è solo uno strumento che consente di evitare le sanzioni previste. 

Diventa un’opportunità per migliorare le dinamiche interne, ma soprattutto per aumentare il business.